Der Datenschutz bleibt auch 2025 eines der zentralen Themen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Mainz und Umgebung. Mit dem Inkrafttreten neuer gesetzlicher Regelungen auf europäischer und nationaler Ebene verschärfen sich nicht nur die Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen Daten – auch die Erwartungen der Kunden an die Sicherheit und Transparenz von Datenverarbeitungsprozessen steigen. IT-Entscheider stehen somit vor der Aufgabe, ihre Strategien und Systeme frühzeitig an die neuen Rahmenbedingungen anzupassen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich im Jahr 2025 im Datenschutzrecht ändert, welche konkreten Maßnahmen Unternehmen nun ergreifen müssen und wie Sie Compliance, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit in Einklang bringen können. Zudem geben wir Ihnen Praxistipps, erläutern relevante Begriffe im Glossar und zeigen auf, wie die anyWARE AG Sie als erfahrener IT-Dienstleister unterstützen kann.
Überblick: Die Datenschutzlage 2025
Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Jahr 2018 hat sich das Datenschutzrecht in Europa kontinuierlich weiterentwickelt. Auch 2025 bleibt es nicht bei kosmetischen Änderungen – mit dem Data Act, dem Digital Services Act (DSA), der ePrivacy-Verordnung (in Vorbereitung) sowie Anpassungen im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) kommen auf Unternehmen spürbare Veränderungen zu.
Was sich 2025 konkret ändert:
- Neue Transparenzpflichten im Umgang mit KI-Systemen und algorithmischer Entscheidungsfindung (AI Act). Beispielsweise müssen Unternehmen, die Bewerbungsprozesse automatisieren oder Bonitätsprüfungen mithilfe von KI durchführen, offenlegen, dass Entscheidungen teilweise algorithmisch erfolgen. Zusätzlich sind Informationen zur Funktionsweise und zu den verwendeten Datenarten bereitzustellen.
- Erweiterte Nachweispflichten zur technischen und organisatorischen Umsetzung des Datenschutzes (insbesondere durch EU Data Act). Unternehmen müssen beispielsweise durch Verfahrensverzeichnisse, Auditberichte, Datenschutz-Folgenabschätzungen und technische Systemdokumentationen belegen können, wie Datenschutzmaßnahmen umgesetzt wurden.
- Strengere Auflagen beim Einsatz von Cloud-Diensten, insbesondere mit außereuropäischen Anbietern.
- Neue Meldepflichten bei Datenschutzverstößen und automatisierter Datenverarbeitung.
- Zunehmende Verzahnung von Datenschutz, IT-Sicherheit und Informationssicherheitsmanagement (ISM).
Die wichtigsten neuen Gesetze im Detail
1. Der EU Data Act – Datenzugang, Datenportabilität und Interoperabilität
Der im Jahr 2023 verabschiedete EU Data Act tritt 2025 in vollem Umfang in Kraft. Ziel ist es, Datenzugang und -nutzung in der EU neu zu regeln – insbesondere bei der Nutzung vernetzter Produkte (z. B. IoT-Geräte) und Cloud-Dienste.
Kerninhalte:
- Nutzer*innen erhalten stärkere Rechte an den von ihnen erzeugten Daten.
- Unternehmen müssen sicherstellen, dass Daten exportierbar und interoperabel sind.
- Der Wechsel von Cloud-Dienstleistern muss ohne übermäßige technische Hürden möglich sein.
Praxistipp: Prüfen Sie Ihre bestehenden Cloud- und Plattformverträge auf sogenannte „Vendor Lock-ins“ und führen Sie Datenportabilitätsanalysen durch. Die Migration zwischen Systemen sollte dokumentiert und getestet sein.
2. Der AI Act – Regulierung künstlicher Intelligenz
Der EU AI Act reguliert den Einsatz von KI-Systemen und unterscheidet vier Risikostufen (verboten, hoch, begrenzt, minimal). Unternehmen, die KI zur Entscheidungsunterstützung einsetzen (z. B. Bewerbungssoftware, Chatbots, Kundenbewertungssysteme), müssen nun Transparenz-, Kontroll- und Prüfpflichten erfüllen.
Was das für KMU bedeutet:
- Risikobewertungen für KI-Systeme sind Pflicht.
- „High-Risk-KI“ muss dokumentiert, validiert und auditierbar sein.
- Es braucht klare Regeln für menschliches Eingreifen („human oversight“).
3. Die ePrivacy-Verordnung – neue Spielregeln für elektronische Kommunikation
Die lang erwartete ePrivacy-Verordnung soll 2025 in Kraft treten und ergänzt die DSGVO um spezifische Regelungen für elektronische Kommunikation. Besonders betroffen: Webseiten, Newsletter-Systeme, Tracking- und Analyse-Tools.
Wichtige Neuerungen:
- Cookie-Banner werden standardisiert – vage Einwilligungen reichen nicht mehr.
- Tracking-Technologien müssen spezifisch und getrennt zustimmungsfähig sein.
- E-Mail- und Messenger-Kommunikation unterliegen strengeren Sicherheits- und Dokumentationsanforderungen.
Praxistipp: Bereiten Sie Ihre Website auf die Umstellung vor – insbesondere mit einem rechtskonformen Consent Management Tool (CMT).
4. Änderungen im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu)
Der deutsche Gesetzgeber reagiert mit einer neuen Fassung des BDSG auf die europäische Entwicklung. Enthalten sind unter anderem:
- Konkretisierungen zur Videoüberwachung am Arbeitsplatz.
- Stärkere Kontrolle von Auftragsverarbeitern.
- Anpassungen an die Anforderungen des AI Act und der ePrivacy-Verordnung.
Praxistipp: Überprüfen Sie bestehende Auftragsverarbeitungsverträge, insbesondere im Hinblick auf neue Anforderungen zu Monitoring, Auditrechten und Dokumentationspflichten.
Neue technische Anforderungen: Datenschutz und IT-Sicherheit wachsen zusammen
Die neuen Gesetze machen deutlich: Datenschutz kann nicht mehr isoliert betrachtet werden. Es geht um die Absicherung gesamter digitaler Geschäftsprozesse. IT-Security, Datenschutz, Compliance und Betriebsorganisation greifen immer stärker ineinander.
Wichtige technische Maßnahmen 2025:
- Verschlüsselung aller personenbezogenen Daten im Speicher und beim Transfer. Dabei ist die Unterscheidung zwischen symmetrischer Verschlüsselung (z. B. AES) und asymmetrischer Verschlüsselung (z. B. RSA bei TLS-Verbindungen) wesentlich. Moderne Sicherheitskonzepte fordern zudem den Einsatz von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sensible Informationen.
- Zero-Trust-Architekturen zur Zugriffsbeschränkung. Das bedeutet konkret: Nutzer und Geräte müssen sich ständig authentifizieren (z. B. durch Multi-Faktor-Authentifizierung), Rechte werden minimal gehalten (Least-Privilege-Prinzip), und sämtliche Zugriffe werden überwacht und protokolliert. Für KMU bedeutet das z. B. die Einführung rollenbasierter Zugriffssteuerung auf File-Servern und Cloud-Systemen.
- Datenklassifizierung nach Schutzbedarf. Hierbei werden Daten nach den Kriterien Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit bewertet und in Schutzklassen eingeteilt (z. B. niedrig, mittel, hoch). Beispielsweise unterliegen Personalakten der höchsten Schutzstufe, während öffentlich zugängliche Informationen geringer eingestuft werden können.
- Dokumentierte Backup- und Restore-Prozesse.
- Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) bei neuen Tools und Prozessen.
Tabelle: Gesetzliche Anforderungen vs. Umsetzungspflichten
| Gesetz/Vorgabe | Unternehmen müssen … |
|---|---|
| DSGVO (weiterhin gültig) | TOMs umsetzen, Rechenschaftspflicht erfüllen |
| Data Act | Datenportabilität gewährleisten, Plattformwechsel ermöglichen |
| AI Act | Risikoanalyse durchführen, Transparenz gewährleisten |
| ePrivacy-VO | Tracking-Einwilligungen einholen, Kommunikation schützen |
| BDSG-neu | Auftragsverarbeitung dokumentieren, Videoüberwachung prüfen |
Glossar
TOMs (technisch-organisatorische Maßnahmen): Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzprinzipien (Art. 32 DSGVO).
Data Portability: Das Recht von Nutzer*innen, Daten in strukturierter, maschinenlesbarer Form mitzunehmen oder zu übertragen.
DSFA (Datenschutz-Folgenabschätzung): Prüfung der Risiken einer Verarbeitung für die Rechte betroffener Personen.
High-Risk-KI: Systeme, deren Entscheidungen erhebliche Auswirkungen auf Menschen haben (z. B. Kreditvergabe, Mitarbeiterbewertung).
Zero Trust: IT-Sicherheitskonzept, bei dem kein Benutzer oder Gerät per se vertraut wird – Zugriff wird kontextbasiert gewährt.
Fazit
Datenschutz 2025 bedeutet nicht nur neue Anforderungen, sondern auch die Chance, Prozesse sicherer, transparenter und kundenfreundlicher zu gestalten. Wer sich frühzeitig vorbereitet, kann Risiken minimieren, Bußgelder vermeiden und gleichzeitig die IT-Infrastruktur modernisieren.
Für IT-Entscheider in KMU gilt: Die neuen Gesetze bringen Handlungsbedarf, sind aber mit der richtigen Strategie gut umsetzbar – insbesondere mit Unterstützung durch erfahrene Partner.
Über uns
Die anyWARE AG ist der führende IT-Dienstleister für kleine und mittlere Unternehmen in Mainz und Umgebung. Wir beraten Sie nicht nur zu Datenschutz-Compliance und IT-Sicherheit, sondern setzen gemeinsam mit Ihnen praxisnahe, zukunftssichere Lösungen um – von der datenschutzkonformen Cloud-Nutzung bis zur Audit-Vorbereitung.
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