E-Mails sind heute nicht nur ein Mittel der geschäftlichen Kommunikation, sondern auch wichtige Dokumente, die rechtliche, steuerliche und geschäftskritische Informationen enthalten. Unternehmen stehen daher vor der Herausforderung, ihre E-Mails langfristig zu archivieren, ohne den Überblick zu verlieren oder gegen gesetzliche Vorschriften zu verstoßen.
Während in vielen Firmen E-Mails noch in persönlichen Postfächern oder auf lokalen Servern gespeichert werden, bringt dieses Vorgehen erhebliche Risiken mit sich. Datenverluste durch versehentliches Löschen, Serverausfälle oder Cyberangriffe können gravierende Folgen haben. Gleichzeitig schreibt der Gesetzgeber vor, dass geschäftliche E-Mails über Jahre hinweg unveränderbar und manipulationssicher gespeichert werden müssen.
Die Lösung für diese Herausforderungen liegt in einer professionellen E-Mail-Archivierung mit MailStore. Diese Software ermöglicht es Unternehmen, ihre E-Mail-Kommunikation rechtskonform, sicher und effizient zu verwalten. Als erfahrenes IT-Systemhaus unterstützen wir Sie bei der Einführung, Konfiguration und dem laufenden Betrieb von MailStore, damit Sie alle Vorteile der Archivierung voll ausschöpfen können.
Warum ist eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung erforderlich?
Gesetzliche Verpflichtung zur E-Mail-Archivierung nach GoBD, HGB und AO
Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass sie gesetzlich verpflichtet sind, geschäftliche E-Mails über mehrere Jahre hinweg vollständig und unveränderbar zu archivieren. Diese Pflicht ergibt sich aus verschiedenen gesetzlichen Regelungen, darunter die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung), das Handelsgesetzbuch (HGB) sowie die Abgabenordnung (AO).
Laut diesen Vorschriften müssen Unternehmen alle steuerlich und geschäftlich relevanten E-Mails für einen Zeitraum von mindestens 6 bis 10 Jahren aufbewahren. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente digital oder in Papierform vorliegen – alle relevanten Informationen müssen ordnungsgemäß gespeichert werden. Besonders betroffen sind dabei:
- Rechnungen, Angebote und Auftragsbestätigungen, da sie Grundlage für Steuererklärungen und Jahresabschlüsse bilden.
- Geschäfts- und Vertragskorrespondenz, da sie bei rechtlichen Streitigkeiten oder Nachweispflichten als Beweismittel dienen.
- Elektronische Handelsbriefe und Buchungsbelege, da sie die Dokumentation der Geschäftsprozesse sicherstellen.
Die GoBD schreibt zudem vor, dass die Archivierung revisionssicher erfolgen muss. Das bedeutet, dass E-Mails nicht veränderbar oder manipulierbar sein dürfen. Ein manuelles Speichern von E-Mails oder das Lagern von E-Mail-Backups auf lokalen Festplatten erfüllt diese Anforderungen nicht. Unternehmen, die diese Vorschriften ignorieren, setzen sich dem Risiko von Bußgeldern, steuerlichen Nachforderungen oder rechtlichen Konsequenzen aus.
DSGVO und Schutz personenbezogener Daten
Neben steuerrechtlichen Vorgaben spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten in ihren E-Mails sicher gespeichert werden und dass unberechtigte Zugriffe verhindert werden. Gleichzeitig müssen archivierte Daten nach Ablauf der gesetzlichen Fristen auch wieder gelöscht werden können. Eine professionelle Archivierungslösung wie MailStore unterstützt Unternehmen dabei, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten, indem sie sichere Speicherkonzepte und geregelte Löschmechanismen bietet.
Schutz vor Datenverlust und Cyberangriffen
Ein weiterer wichtiger Grund für eine E-Mail-Archivierung ist der Schutz vor Datenverlusten und Cyberangriffen. Versehentliches Löschen durch Mitarbeiter, technische Defekte oder Ransomware-Angriffe können dazu führen, dass wichtige E-Mails unwiederbringlich verloren gehen. Besonders bei Cloud-Diensten wie Microsoft 365 oder Google Workspace ist die Wiederherstellung gelöschter E-Mails oft nur für eine begrenzte Zeit möglich.
Mit MailStore wird jede ein- und ausgehende E-Mail sofort archiviert, sodass sie auch nach einem Verlust oder Angriff jederzeit wiederhergestellt werden kann. Dies schützt Unternehmen nicht nur vor betrieblichen Unterbrechungen, sondern auch vor finanziellen Schäden durch verlorene Geschäftsinformationen.
Die Vorteile von MailStore für Ihr Unternehmen
Rechtssicherheit und Manipulationsschutz
MailStore speichert alle E-Mails unveränderbar und revisionssicher, sodass sie die gesetzlichen Anforderungen der GoBD, HGB und AO erfüllen. Unternehmen sind dadurch vor rechtlichen Risiken und Steuerprüfungen geschützt und können jederzeit nachweisen, dass ihre Geschäftsprozesse ordnungsgemäß dokumentiert sind.
Entlastung des E-Mail-Servers und bessere Performance
E-Mail-Postfächer wachsen kontinuierlich, was zu langsamen Ladezeiten und überlasteten Servern führt. Ohne eine Archivierung kann dies dazu führen, dass IT-Abteilungen ständig Speicherplatz erweitern oder alte E-Mails manuell löschen müssen.
Mit MailStore werden ältere E-Mails automatisch archiviert, sodass sie nicht mehr auf dem produktiven E-Mail-Server liegen. Das reduziert die Serverlast, verbessert die Performance von Outlook & Co. und verringert den Bedarf an teurem Speicherplatz.
Schnelle Suche und höhere Produktivität
Mitarbeiter müssen täglich auf alte E-Mails zugreifen, um Informationen zu Verträgen, Projekten oder Kundenkommunikation zu finden. Ohne eine leistungsfähige Suchfunktion kann dies sehr zeitaufwendig sein.
MailStore bietet eine intelligente Volltextsuche, mit der selbst in riesigen E-Mail-Archiven innerhalb von Sekunden die gewünschte Nachricht gefunden werden kann. Dies spart nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern verbessert auch die Effizienz und Produktivität.
Sicherheit vor Ransomware und Datenverlust
Cyberangriffe nehmen stetig zu, und E-Mails sind ein beliebtes Ziel für Hacker. Mit einer verschlüsselten und revisionssicheren Archivierungslösung wie MailStore bleibt Ihre geschäftliche Kommunikation auch im Falle eines Cyberangriffs geschützt und wiederherstellbar.
Einfache Integration in bestehende IT-Systeme
MailStore ist mit Microsoft 365, Exchange, Google Workspace und zahlreichen anderen E-Mail-Diensten kompatibel. Die Implementierung erfolgt schnell und mit minimalem Konfigurationsaufwand. Unternehmen können ihre vorhandenen E-Mail-Workflows beibehalten, ohne ihre Prozesse umzustellen.
Unsere Expertise als IT-Systemhaus für MailStore
Als zertifizierter MailStore-Partner begleiten wir Unternehmen von der Planung über die Implementierung bis hin zur langfristigen Betreuung. Wir sorgen dafür, dass Ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform, sicher und effizient funktioniert.
Wir übernehmen die vollständige Installation, Konfiguration und Integration von MailStore in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Falls bereits E-Mail-Backups (z. B. PST-Dateien) existieren, kümmern wir uns um die sichere Migration in das Archiv. Zudem bieten wir Schulungen für Administratoren und Mitarbeiter an, um eine effiziente Nutzung sicherzustellen.
Auch nach der Implementierung stehen wir Ihnen mit Support, Wartung und regelmäßigen Updates zur Seite, damit Ihre Archivierung jederzeit zuverlässig funktioniert.
Fazit: Jetzt mit MailStore auf eine zukunftssichere E-Mail-Archivierung setzen!
Eine professionelle E-Mail-Archivierung schützt Unternehmen vor Datenverlust, rechtlichen Risiken und ineffizienter Verwaltung. Mit MailStore erhalten Sie eine leistungsfähige, rechtskonforme und einfach zu bedienende Lösung.
Nutzen Sie unser Expertenwissen als IT-Systemhaus, um die Einführung und den Betrieb von MailStore effizient und sicher zu gestalten. Sichern Sie sich jetzt Ihre rechtskonforme, sichere und zukunftsfähige E-Mail-Archivierung mit MailStore!
