Wechselwillig?
Sie haben die Entscheidung getroffen, Ihren bisherigen IT-Dienstleister zu wechseln? Gut, die Gründe für Ihre Entscheidung sind sicher über einen längeren Zeitraum angefallen: Oftmals ist es einfach nachlassende Qualität, die häufig wechselnden Techniker oder Ansprechpartner, der starke Vertriebsdruck oder einfach nur eine ziemlich schlechte telefonische Erreichbarkeit. Alle diese Gründe beeinflussen maßgeblich die notwendige IT-Sicherheit Ihres eigenen Unternehmens oder verursachen zusätzlich erhöhte Kosten.
Die Entscheidung ist also da, doch was genau ist nun zu tun?
Keine Panik!
Als Erstes möchten wir Ihnen nun die größten Sorgen nehmen: Eigentlich jedes Kennwort lässt sich irgendwie zurücksetzen und auch in die krudesten Backup-Konzepte kann man sich nach einiger Zeit einarbeiten. Es geht also im Kern nur darum, wie man Ihren bevorstehenden Wechsel genau so gestaltet, dass er für Sie, für Ihr Unternehmen und letztendlich auch für den neuen Dienstleister mit möglichst wenig Reibung abläuft.
Wo ist jetzt Ihre Dokumentation?
Natürlich wäre es nun perfekt, wenn Sie genau jetzt auf Ihre ständig gepflegte IT-Dokumentation zurückgreifen könnten. Bleiben wir aber in der Realität: Der vorhandene Betreuer arbeitet meist komplett ohne Dokumentation oder es gibt zumindest nichts Schriftliches bei Ihnen vor Ort. An dieser Stelle wird Ihnen nun jeder seriöse neue Dienstleister, der Ihre IT in Zukunft professionell betreuen will, als allerersten Schritt eine umfassende IT-Infrastrukturanalyse vorschlagen.
Was ist zu tun?
Die Überprüfung und die Dokumentation von Systemzugängen und Passwörtern ist bei einer solchen Analyse der erste Schritt. Nur wenn alle Admin-Kennwörter, das WLAN-Passwort, das Router-Passwort, VPN-Zugänge sowie Ihre IP-Adressbereiche sorgsam dokumentiert sind, kann ein professioneller Betrieb Ihrer IT ohne teure Ausfallzeiten in der Zukunft wirklich gewährleistet werden.
…Zeit zum Wechsel!
Im nächsten Schritt wird ein „Firmen-Steckbrief“ mit allen Partner- und Kontaktdaten angefertigt. Hier findet man sämtliche Informationen zu Ansprechpartnern bei weiteren Partnern oder Dienstleistern (z.B. Telefonanlage, Drucker-Service, Alarmanlage, Maschinen, Softwareanbieter, EC-Geräte, usw.) sowie sämtliche Vertragsinformationen zur bestehenden Internet-Anbindung (Kundennummer, Anbieter, Bandbreite, usw.)
Weiterhin gehören zu solch einem Steckbrief ein Raumplan (jede Etage mit PCs, Servern, Peripherie, Türen und allen weiteren wichtigen Elementen) sowie eine vollständige Mitarbeiterliste.
Eine umfassende Lizenzerfassung ist weiterhin zentraler Bestandteil der Infrastrukturanalyse. D.h. alle Ihre Windows- und Office-Lizenzen, die Virenscanner, die Server-Lizenzen (inklusive Zugriffslizenzen), die Keys der Backup-Software sowie die komplette Palette der Drittanbieter (Adobe, Branchensoftware, Sprachsoftware, usw.) gehören in die so entstehende Auflistung.
Sie haben sicher auch eine Webseite? Dokumentiert werden deshalb Ihre sämtlichen Email- und Webseitenkonfigurationen. Dabei werden alle vorhandenen Email-Adressen samt Benutzern, Kennwörtern und Typen (IMAP, POP3, Exchange) dokumentiert.
Eine besonders genaue Betrachtung verlangt dabei auf jeden Fall das Datensicherungskonzept, um Ablauf und Funktion des vorhandenen Backups detailliert zu verstehen und zu dokumentieren.
Ein weiteres Kapitel beinhaltet die Sammlung vollständiger Datenblätter von Servern und Arbeitsplätzen sowie der vorhandenen Peripherie (Drucker, Switche, Kopierer, Router, Firewall, NAS-Systemen, usw.) Natürlich bleibt auch Ihre Telefonanlage innerhalb einer gründlichen Infrastrukturanalyse vor Dokumentation nicht verschont: Alle Besonderheiten (AB, FAX, Ansagen usw.) werden dabei erfasst.
Am Schluss der Dokumentation entsteht der Bereich, der das Sicherheitskonzept Ihres Unternehmens Schritt für Schritt beschreibt. Ein Risikobewertungsbogen, den Sie mit Ihrem neuen Dienstleister gemeinsam ausfüllen, ist hier ebenso enthalten wie der Notfall- und Wiederanlaufplan.
Was denn nun noch alles?
Natürlich überprüft der neue Dienstleister im Rahmen der Analyse Ihre IT auch auf mögliche Schwachstellen: Funktioniert das Monitoring einwandfrei? Ist das Patchmanagement sauber gelöst? Befinden sich die unternehmenskritischen Systeme innerhalb der Herstellergarantien? Arbeiten Datensicherung und Virenschutz zuverlässig? Alle unternehmenskritischen Bereiche verlangen eine umfassende Sichtung und Bewertung.
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Wozu das Ganze?
Als Ergebnis erhalten Sie eine aussagekräftige Situations- und Risiko-Analyse. Vorhandene Mängel oder bevorstehende Umstellungen liegen nun auf dem Tisch. Das verschafft Ihnen auf der einen Seite einen guten Überblick über Ihre aktuelle Betriebssicherheit und außerdem können Sie so bevorstehende Investitionen nun wesentlich besser vorhersehen.
Ihr optimales Service-Level
Nun stellt sich noch die Frage: „Welchen IT-Service benötigen Sie wirklich?“ Ihr neuer Dienstleister besitzt nun sämtliche Informationen, um einen reibungslosen Übergang („Onboarding“) in sein eigenes Servicekonzept zu gewährleisten. Der optimale Support-Level („SLA“ = Service Level Agreement) kann nun wesentlich genauer auf Ihren tatsächlichen Bedarf abgestimmt werden. Der hieraus entstehende Support-Vertrag sichert Ihnen deshalb genau die IT-Leistungen zu, die Sie in Zukunft auch benötigen. Danach kann die Betreuung Ihrer IT durch den neuen Dienstleister auf der sicheren Basis einer umfassenden Dokumentation beginnen.
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