E-Rechnung im Unternehmen: Fristen einordnen und den Prozess vorbereiten

Empfang und Ausstellung unterscheiden

Inländische Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 sind grundsätzlich noch sonstige Rechnungen möglich. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027. Daneben bestehen Ausnahmen und besondere Regelungen. Eine allgemeine Abschaffung sämtlicher Papierrechnungen zum Januar 2026 gab es nicht.

Strukturierte Daten statt bloßer Darstellung

Eine einfache PDF-Datei ist keine strukturierte E-Rechnung im neuen Sinn. Verbreitete Formate sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Ausprägungen. Bei hybriden Rechnungen muss auch der strukturierte Teil berücksichtigt werden. Prüfen Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware, welche Formate und Versionen verarbeitet werden können.

Einen geregelten Eingang schaffen

Legen Sie fest, über welchen Weg Rechnungen eingehen und wer eingehende Dateien prüft. Ein E-Mail-Postfach kann für den Empfang genügen, bildet aber noch keinen vollständigen Bearbeitungsprozess. Vertretung, Zugriffsrechte und der Umgang mit fehlerhaften oder doppelten Rechnungen müssen geregelt sein.

Formatprüfung und Zahlungsfreigabe trennen

Eine technisch gültige Datei beweist nicht, dass die Leistung bestellt oder korrekt abgerechnet wurde. Auch geänderte Bankdaten benötigen eine unabhängige Kontrolle. Stimmen Sie sachliche Prüfung, Freigabebefugnisse und die Übernahme in die Buchhaltung ab. Automatisierung sollte diese Kontrollen unterstützen.

Aufbewahrung früh mitplanen

Klären Sie mit Steuerberatung und Fachverantwortlichen, welche Originaldaten, ergänzenden Unterlagen und Verfahrensnachweise aufbewahrt werden müssen. Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF-Ansicht ersetzt die strukturierten Originaldaten nicht einfach. Prüfen Sie außerdem Suchbarkeit, Zugriffsrechte, Export und Wiederherstellung.

Mit realen Beispielen testen

Testen Sie typische Lieferantenrechnungen, Gutschriften und Korrekturen mit Ihrem Softwareanbieter und der Buchhaltung. Halten Sie Fehlerwege und Verantwortliche fest. anyWARE unterstützt die technische Integration und den sicheren Betrieb; die steuerliche Einordnung Ihres konkreten Falls gehört zur Steuerberatung.