CEO Fraud: Zahlungsanweisungen unabhängig überprüfen

Autorität und Zeitdruck sind Teil der Täuschung

Eine ungewöhnliche Überweisung soll sofort ausgeführt werden, angeblich streng vertraulich. Vielleicht werden neue Bankdaten mitgeteilt oder eine zweite Freigabe soll ausnahmsweise entfallen. Solche Aufforderungen können per E-Mail, Telefon oder anderen Kommunikationswegen kommen. Öffentlich verfügbare Informationen machen die Geschichte plausibel.

Bekannte Identität heißt nicht bestätigter Auftrag

Anzeigename, Signatur und Absenderadresse sind keine ausreichende Zahlungsfreigabe. Auch ein bekannter Kommunikationskanal kann kompromittiert sein. Prüfen Sie ungewöhnliche Aufträge über einen bereits bekannten unabhängigen Kontaktweg. Nutzen Sie dabei nicht ausschließlich Angaben aus der fraglichen Nachricht.

Freigaben auch für Ausnahmen regeln

Legen Sie fest, wer Zahlungen und Änderungen von Bankverbindungen bestätigt. Eine geeignete zweite Kontrolle muss inhaltlich unabhängig sein und darf nicht nur dieselbe Nachricht erneut lesen. Regeln Sie Vertretung, Abwesenheit und dringende Fälle ausdrücklich. Führungskräfte sollten diese Regeln selbst unterstützen.

Buchhaltung und Assistenz mit echten Abläufen schulen

Üben Sie, wie eine Rückfrage gestellt wird, wenn sich jemand auf Autorität oder Geheimhaltung beruft. Der sichere Prozess muss schneller zu finden sein als die improvisierte Ausnahme. Schulen Sie auch neue Mitarbeitende und Vertretungen, die mit üblichen Formulierungen noch nicht vertraut sind.

Wenn bereits überwiesen wurde

Kontaktieren Sie unverzüglich die Bank und klären Sie mögliche Schritte zur Rückholung. Informieren Sie die zuständigen Verantwortlichen und die Polizei. Sichern Sie Nachrichten und Zeitpunkte. Ob Geld zurückgeholt werden kann, hängt vom Einzelfall ab; eine Zusage lässt sich daraus nicht ableiten.

Technik und Zahlungsprozess zusammen betrachten

Schutz der Postfächer und passende Zugriffsrechte sind wichtig. Sie ersetzen aber keine unabhängige Bestätigung des Zahlungsauftrags. anyWARE unterstützt bei technischen Schutzmaßnahmen und dabei, sichere Kommunikationswege in den Arbeitsalltag einzubinden.