Neues Outlook im Unternehmen: Vor dem Wechsel die Arbeitsabläufe prüfen

Nicht nur die Oberfläche vergleichen

Erfassen Sie vor einer Umstellung die tatsächlich genutzten Funktionen: freigegebene Postfächer, Stellvertretungen, Kalender, Regeln, Signaturen, Vorlagen, lokale Datendateien und Fachanbindungen. Beziehen Sie Mitarbeitende mit komplexen Abläufen ein. Ein erfolgreicher Test mit einem einfachen Postfach reicht dafür nicht aus.

COM-Add-ins und Makros sind ein eigener Prüfpunkt

Das neue Outlook unterstützt keine klassischen COM-Add-ins und keine VBA-Makros. Prüfen Sie bei CRM-, Archivierungs- und Signaturlösungen, ob der jeweilige Hersteller eine passende Alternative anbietet. Ein verfügbares Web-Add-in muss die benötigten Funktionen und Kontotypen im Alltag abdecken.

PST und Offlinearbeit differenziert betrachten

Die frühere pauschale Aussage, PST-Dateien würden überhaupt nicht unterstützt, ist überholt. Microsoft führt PST-Unterstützung und Offlinefunktionen in der Vergleichsübersicht mit Stand September 2026 als teilweise verfügbar. Prüfen Sie die benötigten Vorgänge einzeln in Ihrer bereitgestellten Version. Teilweise verfügbar bedeutet nicht, dass sämtliche Abläufe aus dem klassischen Outlook identisch funktionieren.

Den aktuellen Funktionsvergleich als Testgrundlage nutzen

Microsoft unterscheidet zwischen verfügbar, teilweise verfügbar, nicht unterstützt und angekündigt. Eine angekündigte Funktion ist noch kein belastbarer Bestandteil Ihres Rolloutplans. Ergänzen Sie die Herstellerübersicht um eigene Abnahmekriterien und die Rückmeldung Ihrer Pilotgruppe.

Clientwechsel und Postfachmigration trennen

Ein Wechsel der Outlook-Anwendung ist nicht automatisch eine Migration des E-Mail-Servers oder eine Neuanlage Ihrer Postfächer. Prüfen Sie zuerst Kontotypen, Lizenzberechtigungen und die unterstützte Anbindung. Klären Sie bei zusätzlichen Diensten und Konten außerdem die Datenverarbeitung und Ihre betrieblichen Freigaben.

Mit Pilotgruppe und Rückweg einführen

Testen Sie typische Szenarien einschließlich Kalendervertretung, Suche, Offlinearbeit und Fachanwendungen. Dokumentieren Sie Probleme, schulen Sie die betroffenen Mitarbeitenden und entscheiden Sie erst dann über den weiteren Rollout. Halten Sie für nicht abgedeckte Arbeitsabläufe eine geeignete Übergangslösung vor.