E-Mail-Archivierung mit MailStore: Technik und Aufbewahrung richtig verbinden

Nicht jede E-Mail hat dieselbe Aufbewahrungspflicht

Welche Nachrichten aufbewahrt werden müssen und wie lange, hängt von Inhalt, Zweck und rechtlichen Anforderungen ab. Eine geschäftliche E-Mail ist nicht allein wegen ihres Übertragungswegs in jedem Fall aufbewahrungspflichtig. Fristen und Ausnahmen werden mit Steuerberatung und den zuständigen Personen für Datenschutz und Recht festgelegt.

Die Installation eines Archivprogramms macht einen Betrieb deshalb nicht automatisch rechtskonform. Erfassungsverfahren, Berechtigungen, dokumentierte Abläufe und tatsächliche Nutzung müssen zusammenpassen. Auch der Umgang mit privater Kommunikation und besonders sensiblen Daten wird vorab geregelt.

Die Erfassung muss zum E-Mail-System passen

MailStore unterstützt verschiedene Quellen und Archivierungsverfahren. Eine regelmäßige Postfacharchivierung ist etwas anderes als die Erfassung über ein Journal. Wird eine Nachricht vor dem nächsten Abruf gelöscht, kann das je nach Verfahren die Vollständigkeit beeinträchtigen. Deshalb prüfen wir, welche Nachrichten wann und über welchen Weg ins Archiv gelangen.

Bestehende PST-Dateien und Altbestände werden gesondert erfasst. Ein Pilot mit typischen Postfächern zeigt, ob Suche, Anhänge und Zugriffsrechte den Anforderungen entsprechen. Eine Löschung aus dem produktiven Postfach sollte erst auf Grundlage eines abgestimmten und getesteten Verfahrens erfolgen.

Aufbewahrung und Löschung bewusst konfigurieren

MailStore bewahrt archivierte Nachrichten standardmäßig unbefristet auf. Eine passende Löschung entsteht erst durch konfigurierte Regeln und Rechte. Definieren Sie deshalb, welche Nachrichten wie lange gesperrt bleiben und wann sie gelöscht werden dürfen oder müssen. Besondere Sicherungsanforderungen bei Streitfällen werden ebenfalls berücksichtigt.

Beschäftigte benötigen einen zweckgebundenen Zugriff auf die für sie vorgesehenen Nachrichten. Administrative oder prüfende Zugriffe werden begrenzt und nachvollziehbar geregelt. Die Konfiguration muss auch beim Eintritt, Rollenwechsel und Ausscheiden von Mitarbeitenden gepflegt werden.

Ein Archiv braucht selbst eine Datensicherung

Archivierung und Backup erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Auch das Archiv kann durch Fehlkonfiguration, Hardwareausfall oder einen Angriff betroffen sein. Eine gesonderte Sicherung, geschützte Administration und getestete Wiederherstellung bleiben erforderlich. anyWARE unterstützt bei Konzeption, Einrichtung und dem vereinbarten Betrieb; fachliche Aufbewahrungsregeln werden gemeinsam mit Ihren Verantwortlichen umgesetzt.