IT-Outsourcing und Co-Managed IT: Aufgaben sinnvoll aufteilen

Welche Aufgaben sollen übernommen werden?

Beim IT-Outsourcing werden bestimmte Aufgaben an einen Dienstleister vergeben. Das kann beispielsweise die Betreuung von Servern, Datensicherung oder ein ServiceDesk sein. Auch ein breiterer Umfang ist möglich. Entscheidend ist, die enthaltenen Systeme und Tätigkeiten konkret zu beschreiben.

Vor der Entscheidung hilft eine Übersicht: Was erledigt die interne IT heute, welche Aufgaben bleiben liegen und welche Projekte stehen an? So wird sichtbar, an welchen Stellen externe Unterstützung tatsächlich Entlastung schaffen kann.

Co-Managed IT als gemeinsames Betriebsmodell

Bei Co-Managed IT arbeiten interne und externe Fachleute zusammen. Das interne Team kennt Fachbereiche und Geschäftsprozesse. Ein Systemhaus kann zusätzliche Erfahrung und Kapazität für vereinbarte Aufgaben einbringen.

Die Aufteilung muss zum Unternehmen passen. Ein mögliches Modell ist, dass die interne IT Anwendungen und Fachbereiche betreut, während der externe Partner definierte Infrastrukturaufgaben übernimmt. In einer anderen Umgebung liegt der Anwendersupport beim Partner und das interne Team steuert Projekte.

Zuständigkeiten bis zur Entscheidung klären

Für jede Aufgabe sollte erkennbar sein, wer sie ausführt, wer Änderungen freigibt und wer bei Rückfragen entscheidet. Das betrifft alltägliche Anfragen ebenso wie Störungen und größere Vorhaben.

Besonders wichtig sind die Übergänge: Wer bewertet einen Alarm? Wer kontaktiert den Hersteller einer Fachanwendung? Wer entscheidet über eine Unterbrechung für eine dringende Änderung? Diese Abläufe werden vor dem Ernstfall gemeinsam festgelegt.

Beispiel: Ein Update betrifft die Fachanwendung

Die interne IT betreut die Fachanwendung, anyWARE übernimmt vereinbarte Aufgaben am Server. Vor einem Update benennt die interne IT einen fachlichen Test und klärt die Unterstützung durch den Softwareanbieter. anyWARE plant die technische Änderung, das Wartungsfenster und einen passenden Rückweg. Eine benannte Person gibt den Termin frei.

Nach der Änderung wird zunächst die technische Funktion geprüft; anschließend testet der Fachbereich den vereinbarten Arbeitsablauf. Scheitert dieser, ist bereits geklärt, wer den Softwareanbieter einbezieht und wer über einen Rückfall entscheidet. Der Vorgang enthält Ergebnis, Abweichungen und nächste Aufgabe. Dieses Beispiel zeigt, weshalb „Server betreut“ noch keine vollständige Aufgabenverteilung beschreibt.

Eine brauchbare Aufgabenübersicht hält deshalb pro Tätigkeit fest: ausführendes Team, Freigabe, Vertretung, benötigte Zugänge und Ablage des Ergebnisses. Gehen Sie damit auch einen Störungsfall und einen Urlaub durch. Unklare Übergaben werden so vor der Übernahme sichtbar.

Wissen und Zugänge im Team nutzbar halten

Eine gemeinsame Dokumentation erleichtert Vertretung und Zusammenarbeit. Sie sollte technische Abhängigkeiten, Ansprechpartner und die vereinbarten Arbeitsabläufe abbilden. Zugriffe werden passend zu den Aufgaben geregelt.

Auch für einen späteren Wechsel oder das Ende der Zusammenarbeit braucht es klare Regelungen. Dazu gehören der Zugriff des Unternehmens auf seine eigenen Informationen, die Herausgabe benötigter Unterlagen und der kontrollierte Entzug von Zugängen.

Leistung und Kosten nachvollziehbar vereinbaren

Ein Angebot sollte zeigen, welche Tätigkeiten in einer laufenden Vergütung enthalten sind und welche gesondert beauftragt werden. Servicezeiten, Reaktionszeiten, Wartung und Projektleistungen müssen zueinander passen.

Eine regelmäßige gemeinsame Durchsicht hilft, die Zusammenarbeit an Veränderungen anzupassen. Wächst das Unternehmen oder kommt eine neue Anwendung hinzu, kann sich auch die sinnvolle Aufgabenverteilung ändern.

Schrittweise zusammenarbeiten

Der Einstieg kann mit einem abgegrenzten Bereich beginnen. Nach der Übernahme wird geprüft, ob Dokumentation, Zuständigkeit und Rückmeldung funktionieren. Weitere Aufgaben werden auf dieser Grundlage geplant.

Mit anyCARE können wir definierte Betriebsaufgaben übernehmen oder Ihre interne IT ergänzen. Im ersten Gespräch geht es deshalb um Ihre Ausgangslage und die Aufgaben, für die Sie Unterstützung suchen.