Eine KI-Richtlinie einführen, die im Arbeitsalltag hilft

Mit den tatsächlichen Aufgaben beginnen

Erfassen Sie zunächst, welche KI-Anwendungen bereits genutzt werden und wofür. Dazu gehören offiziell eingeführte Werkzeuge ebenso wie Funktionen in vorhandener Software. Fragen Sie die Menschen nach ihren Aufgaben, Schwierigkeiten und bisherigen Erfahrungen.

Eine Richtlinie wird verständlicher, wenn sie konkrete Arbeitssituationen aufgreift. Ein Textentwurf, die Zusammenfassung einer Besprechung und eine Entscheidung über eine Person haben unterschiedliche Auswirkungen. Sie sollten deshalb nicht ohne weitere Prüfung gleich behandelt werden.

Freigegebene Werkzeuge und Zuständigkeiten benennen

Halten Sie fest, welche Anwendungen für welche Aufgaben freigegeben sind. Dazu gehören die verantwortliche Fachabteilung, die Administration und eine erreichbare Anlaufstelle für Fragen. Ein klarer Weg für neue Ideen hilft, dass Mitarbeitende Unterstützung suchen, statt unbemerkt auf andere Dienste auszuweichen.

Bei der Auswahl werden unter anderem Verträge, Datenverarbeitung, Zugänge und Berechtigungen betrachtet. Die Freigabe eines Werkzeugs bedeutet nicht, dass jede denkbare Nutzung oder jede Art von Daten damit erlaubt ist.

Datenregeln an Beispielen erklären

Beschreiben Sie, welche Informationen in eine Anwendung eingegeben werden dürfen und welche vorherige Prüfung benötigen. Dazu können personenbezogene Daten, vertrauliche Kundenunterlagen, Geschäftsgeheimnisse oder Zugangsdaten gehören.

Eine verständliche Regel kann beispielsweise lauten: Für einen ersten Textentwurf verwenden wir nur freigegebene Informationen; reale Kundendaten werden nur in einem ausdrücklich dafür geprüften Verfahren verarbeitet. Das ist eine mögliche interne Regel, keine allgemeingültige Aussage über die Zulässigkeit jeder KI-Anwendung.

Ob personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen und welche Voraussetzungen dafür gelten, muss für den konkreten Zweck und das eingesetzte System bewertet werden. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist ebenfalls nach den tatsächlichen Voraussetzungen zu beurteilen, statt sie pauschal für jedes neue Werkzeug zu verlangen.

Ergebnisse prüfen und Verantwortung festlegen

KI-Ausgaben können plausibel klingen und trotzdem falsch, unvollständig oder unpassend sein. Legen Sie fest, wer ein Ergebnis vor der weiteren Verwendung prüft und welche Aufgaben eine besondere Freigabe benötigen. Bei fachlichen Aussagen gehört die Prüfung der zugrunde liegenden Quellen dazu.

Auch die Information über den KI-Einsatz und eine mögliche Kennzeichnung werden nach Anwendung und Verwendung bewertet. Für Entscheidungen mit wesentlichen Auswirkungen auf Menschen sind die konkreten rechtlichen Anforderungen und menschlichen Zuständigkeiten besonders sorgfältig zu klären.

KI-Kompetenz passend zu den Menschen entwickeln

Die KI-Verordnung enthält Anforderungen zur Förderung von KI-Kompetenz. Nach den aktuellen Erläuterungen der EU-Kommission sollen Maßnahmen die Vorkenntnisse der beteiligten Menschen und den jeweiligen Einsatzkontext berücksichtigen. Ein bestimmtes individuelles Kompetenzniveau muss dabei nicht pauschal garantiert werden.

Für die Einführung bedeutet das: Mitarbeitende benötigen die Kenntnisse, die ihnen bei ihren tatsächlichen Aufgaben helfen. Dazu gehören Grenzen der Ergebnisse, der Umgang mit Daten und das Erkennen von Situationen, in denen nachgefragt werden muss. Übungsaufgaben und kurze Hilfen am Arbeitsplatz ergänzen eine Einführungsschulung.

Die Einführung als Veränderung begleiten

Beziehen Sie Mitarbeitende früh ein. Manche sehen vor allem Arbeitserleichterung, andere sorgen sich um die Qualität oder um ihre Rolle. Ein offenes Gespräch über Ziele, Grenzen und Zuständigkeiten hilft, diese Perspektiven in die Einführung einzubeziehen.

Ein abgegrenzter Pilot schafft Erfahrungen, bevor ein Werkzeug breit eingesetzt wird. Sammeln Sie Rückmeldungen: Welche Arbeit wird leichter, wo entstehen Fehler und welche Unterstützung fehlt? Die Ergebnisse fließen in die Regeln und die weitere Schulung ein.

Regeln pflegen und Fragen klären

Benennen Sie, wer die Richtlinie überprüft und wie Änderungen kommuniziert werden. Neue Funktionen, andere Verträge oder ein neuer Anwendungszweck können eine erneute Bewertung auslösen. Dokumentieren Sie, welche Freigabe für welchen Einsatz gilt.

Wir begleiten Unternehmen bei der technischen Einordnung und bei der Einführung mit ihren Mitarbeitenden. Für Datenschutz und Informationssicherheitsmanagement beziehen wir bei Bedarf unsere Beteiligung GINDAT ein. Rechtsfragen werden mit den dafür zuständigen Fachleuten geklärt.

Stand: 28. Oktober 2026. Dieser Beitrag beschreibt einen praktischen Einführungsrahmen. Welche gesetzlichen Pflichten gelten, hängt insbesondere von Rolle, System und Anwendung ab und muss im Einzelfall geprüft werden.